オフィス移転時に見落としがちな契約・解約の注意点
まずは全体像を把握！オフィス移転契約・解約の基本スケジュール
オフィス移転は、思い立ってすぐにできるものではありません。物件探しから各種手続きまで、一般的には6ヶ月から1年程度の期間が必要です。別記事にも記載しましたが、お急ぎの場合は、セットアップオフィスを中心に物件を探しましょう。
まずは一般のオフィスの全体の流れを把握し、計画的にタスクを進めることが成功の鍵となります。
| 時期 | 主なタスク | 契約・解約関連のアクション |
| 6～12ヶ月前 | 移転目的の明確化、物件探し、予算の策定 | 現オフィスの契約内容（特に解約予告期間）の事前確認 |
| 3～6ヶ月前 | 契約手続き、レイアウト設計、インフラ工事の計画 | 現オフィスへの解約通知 |
| 1～3ヶ月前 | 家具・備品の手配、社内外への移転案内、各種届出準備 | 新オフィスの賃貸借契約締結、インフラ契約 |
| 当日～移転後 | 引越し作業、新オフィス設営、原状回復工事 | 契約内容に基づき、敷金・保証金の返還を確認 |
【6～12ヶ月前】移転目的の明確化、物件探し、予算の策定
オフィス移転の第一歩は、「なぜ移転するのか」を明確にすることから始まります。人員増加への対応、賃料削減、企業イメージ向上、立地改善など、目的を整理し社内で共有しましょう。この段階で移転の方向性を定めることで、後の物件選定やレイアウト計画がスムーズに進みます。同時に、移転にかかる総予算をおおまかに算出します。敷金・礼金・原状回復費用・引越し費・内装工事費など、初期費用と退去費用の両方を見積もることが重要です。
これらを早めに整理しておくことで、スケジュールの遅れや二重家賃の無駄を防ぎ、計画的な移転準備が可能になります。
【3～6ヶ月前】契約手続き、レイアウト設計、インフラ工事の計画
移転先の候補物件が絞り込めたら、いよいよ契約や設計などの具体的な準備段階に入ります。この時期は、新オフィスの賃貸借契約手続きを進めるとともに、現オフィスへの解約通知を正式に行う重要なタイミングです。多くの契約では「6ヶ月前までの解約予告」が必要となるため、スケジュールを逆算して確実に対応しましょう。
この段階でしっかりと設計・契約・工事計画を整えておくことで、移転直前の混乱や工期遅延を防ぎ、スムーズな引越しにつながります。
【1～3ヶ月前】家具・備品の手配、社内外への移転案内、各種届出準備
新オフィスの契約や内装設計が完了したら、次は移転直前の最終準備に入ります。まずは、デスク・チェア・キャビネットなどの家具やOA機器、電話・複合機などの備品を手配しましょう。納期や設置スケジュールを考慮し、業者との調整を早めに行うことが重要です。
また、社内外への移転案内もこの時期に進めます。社員には新オフィスの住所や通勤ルート、入退館ルールなどを共有し、スムーズに業務が移行できるよう準備します。取引先や顧客に対しても、正式な移転案内文を送付し、電話番号や住所変更が反映されるようにしておきましょう。
移転直前の1〜3ヶ月は、作業が集中する時期です。優先順位を明確にし、スケジュール表をもとに進捗を管理することで、トラブルのない円滑な移転を実現できます。
【当日～移転後】引越し作業、新オフィス設営、原状回復工事
いよいよ移転当日を迎えたら、これまでの計画を実行に移す段階です。まずは、引越し作業を安全かつ効率的に進めるためのスケジュール確認を行い、搬出・搬入の順序や担当者の役割を明確にします。新オフィスでは、家具や機器の設置、ネットワーク・電話回線の接続確認など、業務を再開するための環境整備を迅速に進めましょう。引越しが完了した後は、旧オフィスの原状回復工事を実施します。壁・床・照明・間仕切りなど、入居時の状態に戻す範囲を契約内容に基づいて確認し、貸主立ち会いのもとで最終チェックを行うことが重要です。(※引っ越し完了前に実施するパターンや、貸主が立ち合いしない場合も有り)
さらに、移転後は登記変更や行政機関への届出、取引先・顧客への正式な移転案内を完了させ、業務上の連絡体制を整えます。この一連の作業を丁寧に行うことで、オフィス移転をスムーズに完結させ、安心して新たな環境での業務をスタートできます。
現オフィスの解約｜賃貸借契約書で絶対に確認すべき4つの重要ポイント
現在入居しているオフィスの解約は、移転プロジェクトにおける最初の大きな関門です。「知らなかった」では済まされない、思わぬ費用やトラブルを避けるために、賃貸借契約書で以下の4つのポイントを必ず確認してください。
| 確認ポイント | 特に注意すべき内容 | 怠った場合のリスク |
| 1. 解約予告期間 | 通知が必要な時期（例：6ヶ月前）、通知方法（書面など） | 予告期間分の賃料支払いや、移転スケジュールの遅延 |
| 2. 原状回復義務 | 回復が必要な範囲、貸主との負担区分 | 高額な原状回復費用の請求、敷金の不返還 |
| 3. 中途解約と違約金 | 契約期間内の解約が可能か、違約金の有無と金額 | 想定外の違約金発生によるコスト増 |
| 4. 敷金・保証金の返還 | 返還される時期と条件、償却（差し引かれる）の有無 | 資金計画の乱れ、返還額を巡るトラブル |
ポイント①解約予告期間（いつまでに通知が必要か？）
オフィスの賃貸借契約では、解約を申し入れる期間が「6ヶ月前まで」と定められているのが一般的です。これを「解約予告期間」と呼びます。契約書で自社の予告期間が何か月になっているか、また通知方法（書面が必須かなど）を確認しましょう。この期間を守れないと、新オフィスと旧オフィスの賃料を二重で支払う期間が発生し、大きなコスト負担に繋がります。
ポイント②原状回復義務の範囲と費用負担
退去時に最もトラブルになりやすいのが「原状回復」です。これは、オフィスを入居時の状態に戻す義務のことで、壁紙の張り替えや間仕切りの撤去などが含まれます。契約書で、どこまでが自社の負担で回復すべき範囲なのかを明確に確認することが、不要なトラブルを避ける上で極めて重要です。早めに動くことで、原状回復工事費用を軽減出来るケースもあります。詳細はお問い合わせください。
「通常損耗・経年劣化」は貸主負担が原則
法律（民法）では、普通に使っていて生じる汚れや傷（通常損耗）や、時間の経過による自然な劣化（経年劣化）については、原則として貸主（大家）の負担と定められています。例えば、日光による壁紙の色褪せや、家具の設置によるへこみなどがこれにあたります。契約書にこれに反する不当な特約がないか、注意深く確認しましょう。
原状回復費用の相場と見積もりの注意点
原状回復費用の相場は、オフィスの状態にもよりますが、1坪あたり数万円から10万円以上になることもあります。| 見積もりチェック項目 | 確認するべきこと |
| 工事範囲 | 契約書で定められた範囲と一致しているか |
| 単価・数量 | 各項目の単価や数量が適正か |
| 諸経費 | 「一式」ではなく、具体的な内訳が記載されているか |
| 通常損耗 | 貸主負担であるべき通常損耗や経年劣化の分が含まれていないか |
ポイント③中途解約と違約金の有無
契約期間が満了する前に解約することを「中途解約」と呼びます。事業計画の変更などで急な移転が必要になった場合、中途解約が可能かどうかを確認する必要があります。契約書に「中途解約条項」があれば可能ですが、フリーレント(賃料免除)を付与されて入居した場合などは、違約金の支払いが定められているケースが多いので注意が必要です。違約金の金額は、残りの契約期間の賃料相当額や、賃料の数ヶ月分など、契約によって様々です。
ポイント④敷金・保証金の返還条件と時期
契約時に預けた敷金や保証金が、いつ、どのような条件で返還されるのかを確認します。原状回復費用や未払い賃料などが差し引かれて返還されるのが一般的です。「償却」という形で、解約時に敷金の一部が無条件に差し引かれる特約がついている場合もあります。返還される金額と時期を把握することは、移転全体の資金計画を立てる上で非常に重要です。
新オフィスの契約｜トラブルを未然に防ぐ5つのチェック項目
新しいオフィスとの出会いは心躍るものですが、契約手続きは慎重に進める必要があります。後々の「こんなはずではなかった」を防ぐため、契約書に署名・捺印する前に、以下の5つの項目をしっかりと確認しましょう。
不明な点や疑問点は、納得できるまで仲介会社や貸主に質問することが大切です。
チェック①重要事項説明書の内容はしっかりと確認
賃貸借契約を結ぶ前には、宅地建物取引士から「重要事項説明書」という書面を用いて説明を受けることが法律で義務付けられています。この書面には、物件の基本的な情報から法的な制限、設備の状況など、契約の判断に影響する重要な情報が記載されています。専門用語が多くて難しく感じるかもしれませんが、後々のトラブルを防ぐための大切な情報源なので、必ず内容を理解しましょう。
| 重要事項説明書の主な確認事項 |
| 物件の表示（所在地、名称、面積など） |
| 登記された権利の種類・内容 |
| 法令に基づく制限（用途地域など） |
| 飲用水・電気・ガスの供給施設の整備状況 |
| 契約期間および契約の更新に関する事項 |
| 敷金など金銭の授受に関する事項 |
| 契約の解除に関する事項 |
チェック②契約期間と更新条件（更新料・賃料改定）
オフィスの契約期間は、一般的に2年または3年で設定されています。普通か定期か、契約の種類もしっかり認識しておきましょう。契約期間が満了した際に契約を続けるためには、更新もしくは再契約の手続きが必要です。その際、「更新料」として賃料の1ヶ月分程度の費用が発生することが多いので、金額を確認しておきましょう。また、契約更新時に賃料が改定される可能性があるかどうかも、長期的なコストを見通す上で重要なポイントです。
チェック③賃料以外の費用（共益費・水道光熱費など）の内訳
毎月支払う費用は、賃料だけではありません。ビル全体の維持管理に使われている「共益費」や「管理費」も発生します。この共益費に何が含まれているのか（清掃費、警備費など）を事前に確認しましょう。また、水道光熱費が共益費に含まれているのか、あるいは実費精算なのかによって、月々のランニングコストは大きく変わります。
チェック④特約事項（禁止事項・原状回復の特約など）
契約書には、個別の物件ごとに定められた特別なルールである「特約事項」が記載されています。ここには、看板設置のルールやOAフロアの利用方法といった細かな決まりから、原状回復の範囲を借主に不利な内容で定めているケースまであります。特に、通常損耗や経年劣化まで借主負担とする特約はトラブルの原因になりやすいため、注意深く読み込む必要があります。
チェック⑤居抜きオフィスの場合は設備の責任範囲を明確に
前のテナントの内装や設備をそのまま引き継いで利用できる「居抜き物件」は、初期費用を抑えられるメリットがあります。しかし、引き継いだエアコンや厨房設備などが故障した場合、その修理費用を誰が負担するのかでトラブルになりがちです。契約時に、各設備の所有者と修繕義務の所在を明確にし、書面に残しておくことが非常に重要です。
【コスト削減】オフィス移転の契約・解約で発生する費用一覧と節約
オフィス移転には、様々な費用が発生します。事前に全体像を把握し、節約できるポイントを知っておくことで、予算内でプロジェクトを成功に導くことができます。
ここでは、移転プロセスで発生する主な費用と、コストを抑えるための具体的なコツをご紹介します。
退去時にかかる費用（原状回復費、廃棄物処理費、違約金など）
まずは、現在のオフィスから退去する際に発生する費用です。特に原状回復費用は高額になりがちなので、注意が必要です。| 費用項目 | 内容 | 費用の目安 | 節約のコツ |
| 原状回復工事費 | オフィスを入居時の状態に戻すための工事費用 | 坪単価5万円～10万円程度 | 早めに見積もりを取得する |
| 不用品廃棄費 | 不要になった什器や書類の処分費用 | 物量による | 買取業者やリサイクル業者を活用する |
| 違約金 | 契約期間内に中途解約する場合のペナルティ | 賃料の1ヶ月～6ヶ月分程度 | 可能な限り契約満了まで利用する |
入居時にかかる費用（敷金/保証金、礼金、仲介手数料、火災保険料など）
次に、新しいオフィスに入居する際に必要となる初期費用です。賃料の半年から1年分程度のまとまった資金が必要になります。| 費用項目 | 内容 | 費用の目安 | 節約のコツ |
| 敷金・保証金 | 賃料の未払いや原状回復費用の担保として預けるお金 | 賃料の6ヶ月～12ヶ月分 | 保証会社利用で敷金0可能な物件を探す。物件によっては低めに設定されているケースもあり |
| 礼金 | 貸主に対して支払う謝礼金 | 賃料の0ヶ月～2ヶ月分 | 礼金なしの「ゼロゼロ物件」を探す |
| 仲介手数料 | 不動産会社に支払う手数料 | 賃料の1ヶ月分+消費税 | 仲介手数料が割引の会社を探す |
| 前払賃料 | 入居する月の賃料（共益費含む） | 賃料の1ヶ月分 | フリーレント（一定期間の賃料無料）を交渉する |
| 火災保険料 | 万が一の火災などに備える保険の加入費用 | 2年間で1.5万円～3万円 | 補償内容と保険料を比較検討する |
費用を抑える3つのコツ（相見積もり・交渉・専門家の活用）
1.相見積もりを徹底する
原状回復工事や引越し、内装工事など、業者に依頼する作業は必ず複数の会社から見積もりを取りましょう。価格だけでなく、サービス内容や実績もしっかり比較検討することも大切です。2.条件交渉を積極的に行う
新規契約時には、賃料やフリーレント、あわせて入居時期なども交渉してみましょう。フリーレントは、入居後一定期間（1ヶ月〜3ヶ月程度）の賃料が無料になるサービスで、二重家賃の負担を軽減できます。仲介会社や担当者によって内容も変わってきやすい部分です。3.専門家を活用する
原状回復費用の見積もりが不当に高額だと感じた場合や、契約内容に不安がある場合は、専門家に相談するのも一つの手です。オフィス移転コンサルタントや弁護士に相談することで、適正な価格での交渉や法的なリスク回避が期待できます。
まとめ｜オフィス移転は契約・解約条件の把握が最重要
オフィス移転は、多くのタスクが同時進行する複雑なプロジェクトです。
しかし、その成功の鍵は、移転の最初と最後に関わる「契約」と「解約」の条件をいかに把握し、計画的に対応できるかにかかっています。今回ご紹介した注意点を一つ一つ確認することで、想定外のコストやトラブルを未然に防ぎ、スムーズな移転を実現できるはずです。
専門家に相談するタイミング
物件を探しだしてからではなく、移転をしようと決めたタイミングで早めに専門家の力を借りることが大切です。依頼する仲介会社や担当者次第で、オフィスの諸条件やスムーズさも大きく変わってきます。オフィス移転は、会社にとって大きな節目となる重要なイベントだからこそ、経験が豊富なパートナーへお任せください。
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