オフィス探しのコツ！失敗事例付き解説

オフィス探しには、「予算内で最適なオフィスを見つけるのが難しい…」「どうやってコストパフォーマンスの良い物件を見極めればいい？」といった悩みがつきものです。オフィス探しには立地やコストだけではなく、企業イメージや働きやすさなどさまざまな要素があり、とても簡単とは言えません。それでは、どのようにして失敗を避け、企業にとって最適なオフィスを選べばよいのでしょうか？

本記事では、オフィス探しでよくある失敗事例を振り返りつつ、確認すべきポイントを解説していきます。

失敗しないオフィス探しの確認ポイント

失敗しないオフィス探しには、いくつか注目すべきポイントがあります。大きく分けて以下の3つの観点を確認しましょう。

周辺環境
共有部分
室内

ここでは、オフィス探しでよくある失敗を避けるための重要なチェックポイントを解説します。

周辺環境・外観

立地・景観・方角

オフィスを選ぶ際に立地は非常に重要です。良い立地は社員の通勤の利便性を高め、クライアントの訪問もしやすくなります。また、オフィスからの景観も重要な要因で、窓からの眺望が良いと社員のモチベーション向上にもつながりやすいです。方角によっては日中の自然光の入り方が大きく変わり、働く環境に影響があるため、事前にチェックしておきましょう。

交通量・騒音

オフィスの立地を選ぶ際には、交通量と騒音を忘れてはいけません。交通の便が良い場所はアクセス面で有利ですが、それに伴う騒音も考慮する必要があります。特に、静かな環境を重視する業種の場合は、大通りに面したビルや駅近くの物件の日中の騒音レベルを確認しておきましょう。

ビルの外観

ビルの外観は、企業イメージを形成する上でとても重要です。外観がモダンで洗練されているビルは、訪れるクライアントに好印象を与えるでしょう。また、外観のメンテナンス状態のチェックも必要です。外観がきれいに保たれているビルは、管理が行き届いている証拠であり、長期間快適に利用できる可能性があります。最近では築年数は経っていますが、大規模リニューアルを実施して綺麗に生まれ変わったビルも増えてきました。ビルの外観は、企業のブランドイメージを左右するため、慎重に選びましょう。

共有部分

エントランス

オフィスビルのエントランスは、来訪者に与える第一印象の主要素です。清潔感があり、明るく開放的なエントランスは、ビジネスの信頼性にもつながります。また、エントランスには受付やセキュリティゲートが設置されている物件も有り、来訪者管理が手間で煩わしいというケースもあります。訪問客がスムーズに受付を済ませ、快適に待機できるような広さや設備が整っているかも確認しましょう。

エレベーター

エレベーターの数や速度は、ビル内の移動効率に直接影響します。特に高層ビルの場合、ピークタイムの混雑を避けるためには複数のエレベーターが必要です。また、エレベーターが常に清潔に保たれ、定期的なメンテナンスが行われているかも確認しましょう。

トイレ

共用部のトイレは、ビルの管理品質を大きく反映します。常に清潔であることはもちろん、消耗品の補充が適切に行われているか、臭い対策がなされているか等、細かい部分までチェックが必要です。また、利用者が多い場合の混雑状況や、男女別のトイレの数も確認しておくとよいでしょう。トイレの快適性は、従業員や来訪者の満足度にも大きく影響します。

喫煙室

ビル内に喫煙室が設置されているかどうかは、喫煙する従業員にとって重要です。企業イメージと企業の方針との兼ね合いにもなりますが、企業として事前に喫煙に関するポリシーを決めておくのが無難です。最近では、オフィスビルの喫煙ポリシーが厳しくなってきており、ビル外に喫煙所が設けられていることもあります。もしビル内に喫煙室がある場合、位置や利用できる時間、換気設備の有無などをチェックしましょう。

ゴミ捨て場

オフィスビル内のゴミ捨て場の配置や利用ルールは、日常業務の効率に関わります。特に分別が必要な場合や、大型ゴミの処理方法については、事前に確認しておきましょう。また、適切な管理がされているビルでは、ゴミ捨て場の清掃も定期的に行われています。ゴミ捨て場が清潔に保たれ、不快な臭いがしないかも大事なチェックポイントです。

入居しているテナント

ビルに入居している他のテナント企業は、自社のビジネスに影響を与えることがあります。例えば、同業種の企業が多いビルは、ビジネスチャンスが広がる一方で、競争も激しくなる可能性があります。また、ビルのイメージやブランド価値にも関わってくるため、入居しているテナントの業種や規模把握は不可欠です。

セキュリティシステム・警備の有無

ビルのセキュリティシステムや警備体制は、従業員や貴重品の安全を守る上で欠かせません。24時間体制の警備員が常駐しているか、入退館管理がどのように行われているか、防犯カメラの設置状況などを確認しましょう。また、緊急時の避難経路や安全対策が適切に整備されているかも、重要なチェックポイントです。

室内

面積と体感の広さ

オフィスを選ぶ際には、単純な面積だけでなく、実際にどれくらい広く感じられるかも大切です。高い天井や開放的なレイアウトは、限られたスペースでもより広く感じさせる効果があります。不安な場合は、必ず事前に図面でテストレイアウトを行いましょう。また、自然光が入る窓の有無や位置も、室内の明るさや広がりを感じさせる重要な要素です。事前に物件を内覧する際には、家具や設備を配置したときの動線やスペースの使いやすさも想像してみましょう。

空調・照明

空調と照明はオフィスの快適性を左右します。最適な温湿度の管理が可能な空調システムは、一年を通して快適な室内環境を提供します。また、照明は目の疲れを減らし、作業効率を高めるためにも重要です。LED照明などの省エネルギータイプを選べば、電気代の節約にもつながるでしょう。

電気容量

オフィスでの業務には、パソコンやプリンター、その他のオフィス機器が必要不可欠です。これらの機器を同時に使用するためには、十分な電気容量が確保されている必要があります。電気容量が不足していると、ブレーカーが頻繁に落ちる原因になり、業務に大きな支障をきたします。また、将来的な業務拡大に伴う機器の増設も見越して、余裕のある電気容量を確保しておくようにしましょう。

ネット環境・電波状況

近年のビジネスシーンでは、安定したインターネット環境が欠かせません。オフィス内でのWi-Fiのカバー範囲や、有線LANのポートの配置など、ネットワーク環境の整備状況を確認しておきましょう。また、建物の構造によっては、携帯電話の電波が届きにくい場所があるかもしれません。重要な通話を途切れさせることなく行うためにも、事前に電波状況をチェックしておくべきです。

日当たり

オフィスの日当たりは、働く上での快適さに直結します。自然光がたっぷりと入るオフィスは明るく活気があり、従業員の健康や生産性にも良い影響を与えます。オフィスを選ぶ際には、事前に実際の日当たりの状態を確認し、可能であれば季節や時間帯による変化もチェックしておくとよいでしょう。

外部からの騒音

外部からの騒音も、オフィスの集中力や快適性に影響を与えるため、確認が必要です。特に、交通量の多い道路に面している物件や、工事現場の近くにある物件では、日中の騒音レベルが高くなります。内覧時には、可能ならば異なる時間帯に複数回訪れて、実際の騒音状況を確認するとよいでしょう。

オフィス探しの失敗事例

オフィス探しにはいくつも確認項目がありますが、失敗しやすいポイントもあります。以下の7つはよくある失敗例です。

スペースの不足
動線が悪い
設備が不十分
アクセスが悪い
予算オーバー
契約内容の見落とし
エントランスや共用エリアが企業イメージと不一致

ここでは、オフィス探しでありがちな失敗事例と、それらを避けるためのポイントについて解説します。

スペースの不足

オフィスを選ぶ際、現時点での必要スペースだけでなく、将来的な事業拡大を見越したスペースの確保を心がけてください。スペース不足は、作業効率の低下や従業員のストレス増加につながります。また、急な事業拡大に対応できず、再度の移転が必要になることもあります。移転はコストと時間を要するため、最初から余裕を持ったスペース選びがよいでしょう。

動線が悪い

オフィス内の動線設計が悪いと、従業員が日常業務を効率よく進めることができません。例えば、頻繁に使用するプリンターや会議室が遠くにあると、時間のロスが発生します。良好なコミュニケーションを促すためにも、オープンスペースとプライベートスペースのバランスを考慮したレイアウトが必要です。

設備が不十分

オフィスの設備が不十分だと、業務効率の低下や従業員の不満が生じます。特に、IT機器のサポートや高速インターネット接続、適切な空調設備は現代のオフィスにとって不可欠です。また、キッチンや休憩スペースなどの福利厚生施設も、従業員の満足度を高める上で無視できません。設備投資はコストがかかりますが、長期的に見れば企業の生産性向上につながることも意識しましょう。

アクセスが悪い

オフィスの立地が不便な場所にあると、従業員やビジネスパートナーのアクセスが悪くなります。特に公共交通機関から遠い場所では、従業員の通勤負担が大きくなり、採用や定着率にも悪影響を及ぼしかねません。また、クライアント訪問時のアクセスの悪さは、ビジネスチャンスを逃す原因にもなります。予算との兼ね合いになりますが、オフィス探しの際には、より良いアクセスを心がけるのは言うまでもないでしょう。

予算オーバー

予算を超えたオフィス選びは、企業財務に大きな負担となります。賃料だけでなく、内装や設備投資の初期費用、維持管理費用も総合的に検討しましょう。予算オーバーを避けるためには、事前に詳細な費用計画を立て、余裕を持った予算設定が重要です。また、可能なら、交渉による条件の改善を模索してください。

契約内容の見落とし

オフィス契約時に重要事項説明を怠ると、後になって予期せぬ問題が発生しかねません。契約書には、賃料の支払条件、契約期間、更新条件など、事業運営に直結する重要な項目が記載されています。また、退去時の原状回復義務や、改装に関する制限事項も事前に確認しておくべきです。特に「特約部分」は重点的に確認・理解し、もし気になる箇所があれば必ず聞きましょう。

エントランスや共用エリアが企業イメージと不一致

オフィスのエントランスや共用エリアは、訪問者に対する企業イメージを形成します。もし、エントランスなどが企業のブランドや文化と一致していない場合、ネガティブな印象を与える可能性もあります。例えば、クリエイティブな業界に属する企業が、古くて伝統的なビルに入居すると、イメージのギャップが生じる可能性が高いです。オフィス探しの際は、機能性だけでなく、企業イメージとの一致も考慮しましょう。

失敗しないオフィス探しは、まず専門家に相談

本記事では、オフィス探しの際にありがちな失敗事例と、それを避けるための具体的な確認ポイントについて詳しく解説してきました。立地の利便性、周辺環境と外観、共有部分の機能性、室内の快適さなど、失敗しないオフィス探しには、さまざまな視点が必要です。さらに、スペースの不足や動線の問題、設備の不十分さなど、実際にオフィス選びで失敗した事例も紹介していますので、オフィス探しの参考にしてください。

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