オフィス物件の探し方｜流れや理想的な物件を見つけるコツも紹介

オフィス物件探しは、ビジネスの成長に直結する一大イベントです。ところが、物件を探すまでに多くのステップがあり、複雑で、分かりづらいのも事実です。特に、理想のオフィスを予算内で見つけ出し、設備や立地条件を満たす物件を選ぶことは、一筋縄ではいきません。

本記事では、オフィス物件の探し方の基本的な流れと、理想的なオフィス選びのコツを解説します。

オフィス物件探しの流れ①要件の整理

オフィス物件を探す際は、まず以下の4つを確認しましょう。

目的の明確化
必要面積の割り出し
立地の選定
設備内容の確定

ここでは、オフィス物件の要件の整理について解説します。

目的の明確化

オフィスを探す際には、まず目的をはっきりさせることが大切です。新しいオフィスがビジネスの成長にどのように貢献するか理解すれば、必要な条件が自ずと明確になります。

例えば、クリエイティブな作業を促進するための開放的な空間が欲しいのか、それとも顧客を迎え入れるための代表的な場所が必要なのか、目的によって求められるオフィスの種類は大きく変わります。

また、将来の拡張計画も考慮に入れると、現在よりも大きなスペースを確保する必要も把握できるでしょう。

目的を明確にすることで、無駄なコストを避け、効率的に物件探しができるようになります。

必要な面積の割り出し

オフィスの面積を決める際には、従業員一人あたりに必要なスペースの目安を理解しておきましょう。一般的に、従業員一人当たり約２～３坪程度が快適な作業スペースとされていますが、業種によってはもっと広い面積が必要になる場合もあります。逆に近年、テレワークの促進により１～２坪台という企業も増えました。現在どういう働き方をしていて、今後どうしたいのか。そこをイメージしていただくことが大切です。

会議室や共有スペース、受付エリアなど、従業員以外に必要なスペースも忘れずに計画に入れましょう。将来の事業拡大を見据えた柔軟性も考慮することで、何年にもわたってオフィスを最適な状態で維持できます。面積を過小評価すると、後でスペース不足で悩むことになりかねませんので、慎重に計画を立てるようにしましょう。

この面積の算出は非常に大切な工程です。図面で確認するテストレイアウトも積極的におこなっていきましょう。テストレイアウトによって、検討する物件の面積が大きく変わることもよくあります。

立地の選定

オフィスの立地は、社内外の人々にとって大きな影響を与えます。交通の便が良い場所を選べば、従業員の通勤負担が軽減され、仕事へのモチベーション向上にも繋がります。

また、顧客やビジネスパートナーがオフィスを訪れやすい立地は、ビジネスチャンスを広げやすくしてくれます。地域のイメージやブランド価値にも配慮し、企業の業種やブランドイメージに合ったエリア選びを心がけてください。

設備内容の確定

オフィス選びにおいて、設備は非常に重要な要素です。インターネット環境や電話回線の品質は、日々の業務効率に直結します。また、空調や照明、セキュリティシステムなど、従業員の快適さと安全を保つための設備も重要です。

環境に配慮した省エネ型の設備を選ぶことで、長期的な運用コストを抑えられます。また、共有スペースや休憩室、会議室など、従業員がリラックスしたり、効率的にコミュニケーションを取るためのスペースも、生産性に影響します。

さまざまな要望がある中、あくまでオフィスを探す目的にあった設備条件を選ぶように心がけてください。

オフィス物件探しの流れ②予算の計画

オフィスの賃貸にあたり、予算の計画は非常に重要です。まず、月額の賃料だけでなく、管理費や共益費、敷金（保証金）などの初期費用も考慮に入れましょう。物件によりますが、敷金だけでも０ヶ月～１２ヶ月と様々です。特に初期コストを抑えたい場合は、大きな負担になる敷金がポイントです。保証会社を利用して敷金減額可能な物件も探しましょう。

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また、レイアウト変更や内装のカスタマイズにかかる費用も予算計画に含める必要があります。市場調査を行い、地域やビルのグレードに応じた相場を把握しておくとよいでしょう。将来の拡張や縮小を見据えた柔軟性も考慮しておけば、なお安心です。

オフィス物件探しの流れ③不動産会社への連絡

理想的なオフィスを見つけるためには、不動産会社への的確な連絡が欠かせません。まず、自社のニーズや要件を明確に伝え、効率的に物件を紹介してもらうように努めましょう。掲載されている物件を共有し、「こんな物件がいいんです」という方法でも構いません。

不動産会社には、公開されていない物件情報もあるため、不動産会社と信頼関係を築ければ幅広い選択肢から選べる可能性が高まります。信頼できる不動産会社を選ぶことも重要で、仲介手数料の安さだけ見て選定したが、仕事が雑で後悔したというケースもよくお聞きします。最良の契約にするには、条件交渉の代行、不動産会社のサポートが必要不可欠です。安物買いの銭失いでは意味がありません。条件交渉の力やスピード感、経験がどうかという側面もしっかり確認していきましょう。

オフィス物件探しの流れ④物件の内覧

物件の内覧は、実際に働く環境を確認する絶好の機会です。内覧時には、光の入り方や通風、騒音の有無など、日々の快適さに直結するポイントもチェックしましょう。

また、エレベーターや非常階段などの安全設備も重要なチェックポイントです。内覧する際は、事前にチェックリストを作成しておくと、漏れなく確認できます。可能であれば、実際に椅子やデスクを配置してみるなど、レイアウトのシミュレーションができるように、不動産会社に相談してみてもよいでしょう。

オフィス物件探しの流れ⑤入居申し込みと契約

いよいよオフィス探しの最終段階です。申し込みを行う前に、契約条件を再確認し、分からない点や不安な点は明確にしておきましょう。

契約書には、賃料、契約期間、更新条件などの基本情報のほか、退去時の原状回復費用の負担についても記載されています。これらの条件は、将来的に大きな影響を及ぼす可能性があるため、細部にわたって注意深く確認してください。

不動産会社やオーナーとの交渉でより良い条件を引き出せる可能性もありますが、あくまで信頼関係を深めながら契約を進めましょう。

理想的なオフィス物件を探すコツ

物件情報を次々に閲覧して感覚的に探すのも悪くありませんが、理想的なオフィス探しにはコツがあります。以下の4点に着目しましょう。

目的を明確にする
希望条件に優先順位をつける
余裕を持って予算を組む
プロのアドバイスを受ける

ここでは、理想的なオフィス物件を探すコツを解説します。

1. 目的を明確にする

オフィスを探す際、前述でも記載したように、まず目的を明確にしましょう。目的がはっきりしていれば、物件選びの方向性が定まります。

例えば、社員の働きやすさを最優先するのか、アクセスの良さを重視するのか、それともコストを最も重要視するのか、目的を明確にすれば、選択肢を適切に絞り込むことができます。

また、目的を共有することで、チーム内の意思疎通もスムーズになり、より効率的な物件探しが可能となるでしょう。

2. 希望条件に優先順位をつける

物件を探す上で、希望条件を明確にして優先順位をつけることが肝心です。立地、広さ、賃料、設備、交通の便など、多岐にわたる条件の中から、何を最も重視するのかを決めましょう。

例えば、顧客や取引先との打ち合わせが多い企業は、交通の便の良さを優先するかもしれません。一方で、スタートアップやクリエイティブな業種では、インスピレーションを刺激するようなデザインやレイアウトの良さを重視することがあります。

無駄な物件情報に時間を費やさず、効率的に理想のオフィスを見つけるためにも、優先順位を明確にしましょう。

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3. 余裕を持って予算を組む

予算の設定は、オフィス探しの最も重要な要素の一つです。ただし、単に月額の賃料だけを考えるのではなく、保証金、礼金、管理費、修繕費、引越し費用など、初期費用や運営コストも総合的に計算に入れましょう。

また、将来の事業拡大や縮小を見据えて、柔軟性のある予算計画を立てることも必要です。予期せぬ出費に対応できるように、例えば、予算の10％程度を予備費とするなど予算には余裕を持たせてください。

4. プロのアドバイスを受ける

オフィス探しにおいて、結局のところ不動産のプロのアドバイスが一番有効です。不動産エージェントやコンサルタントは、市場の最新動向を把握しており、希望条件に合致する物件を効率的に見つけ出してくれます。また、契約条件の交渉や、法律的なアドバイスも提供してくれるため、安心して物件選びを進められます。

プロに相談すれば、見落としがちなポイントや、隠れたコストを事前に把握することができたり、平均的な賃料相場よりも有利な条件で契約できる場合があります。時間とコストを節約し、理想的なオフィス探しのために専門家のサポートを積極的に受けていきましょう。

オフィス探しの流れを押さえてプロに依頼しよう

本記事では、オフィス探しの流れと理想的な物件を見つけるためのコツについて解説してきました。まず、オフィス探しの目的や希望条件に優先順位をつけ、適切な予算設定を行い不動産会社に連絡をとりましょう。

目的を明確にし、希望条件に優先順位をつけ、余裕を持って予算を組むことで、理想的な物件探しがはかどります。加えて、プロのアドバイスを受ければ、より理想的なオフィス探しの成功に近づけるでしょう。

本業と並行してオフィス移転の業務を行うことは非常に大変な作業です。

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